Se siete come la maggior parte delle persone, scartoffie mangia un sacco di tempo al lavoro. Anche a casa, probabilmente avete più disordine di carta che si vuole affrontare.
Con un po' di pianificazione, è possibile per ridurre drasticamente l'onere scartoffie impone il vostro tempo e l'energia. Qui sono alcuni suggerimenti. Scegliere quelli che sembrano utili a voi date le circostanze.
È hai sentito questo prima - maniglia mai un pezzo di carta più di una volta. Smaltire il lavoro la carta rappresenta, non appena si prende in mano. Che potrebbe non essere sempre possibile. Ma se si può fare abbastanza spesso, potrai liberare un sacco di tempo ed evitare il disordine.
Se si non può gestire il lavoro adesso, almeno di metterlo in un posto adeguato e non solo dump su una grande pila di carte.
* Programmare il tempo di gestire le pratiche burocratiche. Accantonare parte del tuo non-prime ore, dopo che tu hai gestito le attività più importanti per il giorno. Cercare di limitare i tempi di gestione della carta a non più di un paio di volte al giorno.
* Se una carta che rappresenta alcuni task di routine arriva a voi, cercare di farlo immediatamente. In questo modo si evita mettendo fuori per più tardi e permettendo una risma di carta per costruire.
* Se avete una segretaria o assistente, chiederle di darvi prima le pratiche burocratiche più urgenti. Il resto dovrebbe essere ordinato secondo l'importanza. Lei dovrebbe allegare qualsiasi file rilevanti che è necessario trattare con ogni carta immediatamente.
* Evitare la pratica di utilizzare sticky pezzetti di carta per conservare le informazioni. Se avete bisogno di informazioni su una nota adesiva gialla, scrivere da qualche parte in modo organizzato o entrare in un database. Quindi buttare via la carta.
* Una volta che hai finito di fare una lettera, relazione, ecc, buttare via le brutte copie. Essi solo aggiungere al disordine fisico e mentale.
* Treno vostri subalterni per limitare le loro comunicazioni scritte a una sola pagina, ove possibile. Se ti mandano una carta, dovrebbe includere un sommario e raccomandato di azione.
* Una volta che hai finito di agire su un pezzo di carta, comprese le richieste che invia ad altri, buttarlo via. Le eccezioni sono se è necessario conservarle per motivi legali o di altro.
* Organizzare il tuo business cards nel titolare della carta preferito. Non lasciarli in giro nel tuo cassetto. In alternativa, i dati di input in un database e buttare via le carte.
* Dove si sarebbe normalmente invia un memo che richiede un'azione, vedere se è possibile sostituire una telefonata invece. Che elimina un pezzo di carta per voi e per il destinatario.
* Non tenere le vecchie copie di riviste, mantenere solo la questione attuale. Se avete veramente bisogno di alcune informazioni nei numeri precedenti, clip fuori gli articoli pertinenti e avere il vostro segretario metterli in file ben organizzati.
* Ottenere un sistema di archiviazione buona nel luogo. Hanno diverse cartelle per ogni progetto che si sta lavorando su. Sono le cartelle per sessioni di allenamento, prossimi incontri / eventi, fornitori, ogni cliente importante, richieste dal senior management, ecc.
* Periodicamente andare attraverso il vostro file e documenti. Chiedetevi se ogni pezzo di carta è ancora rilevante per il vostro lavoro e se è probabile che davvero a leggerlo. Se così non fosse, buttarlo.
* Disordine si espande per riempire lo spazio disponibile. Limitare lo spazio di archiviazione a ciò che è assolutamente necessario. In questo modo, potrai limitare la quantità di disordine che tendono ad accumularsi.
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